Ocho recomendaciones para que un contralor evalúe un ERP en la nube

En un entorno de adopción tecnológica acelerada, muchos roles corporativos se benefician y, por tanto, se replantean a partir de que las empresas implementan soluciones como los ERP en la nube. 

Una de estas funciones es la del contralor, una persona generalmente analítica, ordenada, orientada a los hechos y al detalle, quien tiene como misión principal ser un vigilante de las distintas facetas de la organización.

Del trabajo del contralor destacan funciones como estas: 

• Supervisa todas las operaciones contables. 
• Obtiene declaraciones, informes y métricas operativas. 
• Mantiene un sistema de control sobre las transacciones contables.
• Se encarga de llevar a cabo auditorías.
• Instala controles para mitigar el riesgo.
• Asegura el cumplimiento de la compañía ante las autoridades. 
• Gestiona la generación de presupuestos y previsiones anuales. 
• Produce análisis financieros. 

Estas funciones se pueden agrupar en cuatro grandes ejes: 

• Comentarios: cuenta la historia del negocio con base en sus números. 
• Socio de negocios: da soporte a las decisiones con una perspectiva crítica. 
• Custodio: establece controles para cumplir con reglas internas y externas.
• Administrador de resultados: lleva todos los libros y el correcto registro de la empresa.

Sobre sus prioridades, resaltan las siguientes: 

• Obtener toda la información de forma correcta, así como reducir o eliminar los procesos que pudieran tener errores.
• Mejorar la información financiera y de gestión; habilitar en cualquier momento y lugar el acceso a la información para las personas clave del negocio. 
• Entregar informes digitales y explicar el sentido de las medidas implementadas. 
• Mejorar la eficiencia de la función financiera y reducir los costos; automatizar los procesos clave, eliminar los procesos manuales, así como realizar consolidaciones y cierres oportunos. 
• Garantizar el cumplimiento de los cambios regulatorios, la ley Sarbanes-­Oxley, los impuestos, etcétera. 

De aquí se deducen varios factores críticos para el éxito de la posición de contralor: 

• Acelerar el cierre financiero y la consolidación. 
• Ser capaz de generar informes sobre la marcha. 
• Responder ágilmente a los cambios de las demandas:­ cambiar un proceso, modificar un informe, etcétera.
• Reducir el tiempo de procesamiento en las transacciones diarias.
• Apoyar el crecimiento del negocio sin necesidad de contratar más personal.
• Proporcionar un valor agregado y dar soporte a las decisiones de negocio.
• Ser punta de lanza en el cumplimiento de las normativas.
• Impulsar procesos estándar en todas las funciones financieras. 

Ahora sí, tomando en cuenta todo el contexto anterior, exploramos los ocho consejos para que el contralor pueda evaluar herramientas tecnológicas que sean útiles para su función en particular y para la compañía en general.

1. Solicitar demostraciones detalladas de las herramientas para cerciorarse de que los procesos de la empresa sean cubiertos por ellas sin gran necesidad de desarrollo adicional; en otras palabras, asegurar que la demostración resuelva por lo menos un 80 por ciento de los requerimientos del negocio y que el resto pueda ser atendido con pequeños desarrollos o aplicaciones terceras.
2. Revisar opiniones de otros usuarios y contralores que ya hayan pasado por procesos similares para conocer su experiencia e identificar asuntos problemáticos o retadores; lo anterior ayuda a prevenir riesgos y acortar los tiempos en la implementación.
3. Asistir a eventos de industria o simposios donde se analicen tendencias y se aborden las nuevas opciones tecnológicas, enfocándose principalmente en casos de uso y de negocio para extraer el máximo potencial de una herramienta.
4. Apoyarse en colaboradores del área de contraloría para que estudien la plataforma —en eventos en línea, webinars, blogs o white papers confiables—, a fin de tener una gran cantidad de información proveniente del mercado.
5. Corroborar que la solución aumente la eficiencia en auditorías, informes y requisitos de cumplimiento como SOX y tenga funciones de seguimiento de auditoría y acceso basado en roles; de la misma manera, el sistema deberá ser flexible y extensible en el cumplimiento con las regulaciones locales de contabilidad y el reporte de impuestos; otra métrica por considerar es la agilización del cierre financiero, que debe implicar un recorte de tiempo de por lo menos 25 por ciento.
6. En el sentido contable, la aplicación debe mejorar la eficiencia, reducir los costos y eliminar procesos manuales que sean propensos a errores y consuman mucho tiempo; asimismo, deberá facilitar la contabilidad del día a día y las operaciones financieras a través de un sistema único y accesible en todo momento, así como posibilitar la consolidación de los datos de diversas ubicaciones geográficas y realizar un roll­up global dentro de la misma plataforma.
7. En el rubro de emisión de comentarios, la aplicación habrá de llevar a cabo la inteligencia de negocios con visibilidad en tiempo real desde cualquier lugar, lo que permite visualizar el panorama general y la detección de anomalías; a la vez, debe facilitar la toma de decisiones en tiempo real, proporcionar una única versión de la realidad de la empresa y ofrecer la colaboración fluida con el sistema integrado de negocios; la creación de una base para evaluar el desempeño y el apoyo a las decisiones del negocio es otra de las exigencias que un buen sistema debe cumplir. 
8. Finalmente, el contralor debe encontrar en la solución la oportunidad de aprovechar una fuerza de trabajo distribuida y descentralizada para apoyar operaciones locales y globales, lo cual incluye soporte para múltiples subsidiarias, monedas, idiomas y declaraciones de impuestos en diversos países; además, debe brindarle el poder de evaluar el impacto de los impuestos y las regulaciones globales. 

Si el contralor se concentra en asegurar que la tecnología resuelva estos ocho importantes conceptos podrá conducir un proceso de evaluación de forma más simple, enfocado en lo que realmente quiere y necesita. 

A fin de cuentas, alinear este perfil y sus diferentes objetivos con las características de la tecnología incrementa las posibilidades de lograr un proyecto exitoso de implementación de ERP.