Para una distribuidora o tienda minorista el control sobre el inventario y la cobranza es el núcleo del negocio. Tener un verdadero dominio sobre las cuentas significa optimizar toda la ruta de la mercancía: desde las entradas hasta las salidas.
Estas áreas significan el grueso de la operación por cómo se relacionan íntimamente con variables como los costos, los flujos, el servicio y la percepción del cliente; en otras palabras, la rentabilidad, las finanzas y las ventas.
Con Oracle NETSUITE, una empresa puede tomar las riendas de funciones clave que además actúan en sinergia y generan un efecto virtuoso en cascada. En este artículo se exploran algunas de ellas, sustentadas por casos de éxito en compañías del ramo que han implementado esta solución a través de Efficientix.
Facilidad en el registro
Dar de alta la mercancía significa clasificarla y acomodarla; un sistema como Oracle NetSuite simplifica y automatiza estas funciones con métodos de pistoleo, así como asignación de datos importantes como los de rastreabilidad.
En el caso de MedRent, distribuidora de equipo médico, esto es sumamente importante, ya que deben lidiar con piezas y consumibles pequeños y muy costosos.
En palabras de Johan Farfán, gerente de Tecnologías de la Información de la empresa, el sistema los auxilia descomplicando los registros de entrada y salida, así como los métodos de auditoría y control, con lo que que evitan pérdidas y mermas en todo el proceso comercial.
La plataforma también los ayuda a manejar la variación de origen de sus proveedores, pues en estos registros se pueden integrar todos los costos, incluidos los aduanales y de importación, siempre de acuerdo con el país de procedencia de los productos.
Consulta en todo momento
El buen registro lleva a la correcta recuperación, ubicación y medición de inventarios, por lo que aquí un sistema eficiente en la nube significa la posibilidad de monitorear la actividad de la empresa en tiempo real, incluidos los cobros y las finanzas generales.
Siguiendo con el caso de MedRent, además de los beneficios en las entradas, el directivo también afirma haber obtenido beneficios en la gestión del inventario y su conexión con el resto de las actividades de la organización.
En el área de ventas, por ejemplo, esta visibilidad aporta una exactitud en la gestión de los agentes y las listas de precios. La compañía ha logrado cuadrar los costos con los márgenes posibles en la comercialización, así como la actividad y las comisiones de su fuerza de ventas, en un proceso preparado para la detección y corrección de anomalías en los precios ofertados.
Otro cliente de Efficientix, M y M Recubrimientos —empresa dedicada a la distribución y venta de pisos y recubrimientos en todo México—, requería una solución que centralizara la información hasta entonces dispersa en varios sistemas, pero que a la vez brindara acceso descentralizado desde distintas ubicaciones y puestos de trabajo.
Tras contratar Oracle NETSUITE, Fabián Eichner, dueño y director general de la distribuidora, resume su experiencia con ella en dos palabras: eficiencia y visibilidad.
Con la suite pudo reunir toda su información, pero con acceso en la nube, lo que significa integración en todo momento y desde cualquier lugar, lo que ha facilitado toda clase de tareas, desde la medición del desempeño de los empleados y la auditoría en sucursales y almacenes, hasta la posibilidad de trabajar desde casa para el personal que lo necesite.
Inteligencia en toma de decisiones
Del punto anterior no solo se deriva la visibilidad pasada y presente, sino su impacto futuro; Oracle NETSUITE proporciona métricas relevantes para guiar las decisiones corporativas con información precisa y fidedigna.
En este sentido, Tecnosinergia, una compañía comercializadora de equipo tecnológico que decidió contratar Oracle NETSUITE a través de Efficientix, incluso re orientó su cultura organizacional de la mano con la herramienta.
Jonathan Idi, su director de Tecnología, declara que la suite de Oracle posibilitó la adopción de indicadores clave de rendimiento (KPI) como eje rector en la toma de decisiones; al incorporar las métricas más importantes de la industria y la capacidad de generar reportes en tiempo real, esto abrió un panorama distinto para la distribuidora.
Así, la directiva decidió definir entre 5 y 10 indicadores por departamento, con los que miden el desempeño mensual de las distintas áreas de la compañía. “Esto nos da una retroalimentación muy importante porque vemos cómo están los departamentos. Nos da tiempo de corregir cosas a tiempo”, comenta Idi.
Gestión eficiente
La plataforma potencia las funciones anteriores con otras de gran importancia operativa como disparar órdenes de compra y aprobación, optimizar las cantidades en inventario y los envíos según su ubicación, y hasta realizar labores de auditoría y control con los empleados para evitar robos, mermas y pérdidas de margen por sobrecostos.
Un caso de éxito más es el de Ortopedia Ana, otra empresa dedicada a distribuir equipo médico que vio incrementada su eficiencia tras contratar los servicios de Oracle NETSUITE.
Alejandro Cantú, dueño de la compañía, dice que la herramienta facilita vigilar la rotación del inventario y conocer el detalle de la venta en todas las áreas, lo que significa la posibilidad de cultivar ese balance esencial en las comercializadoras: nunca tener de más o de menos, saber qué comprar y qué no a cada momento, según las condiciones, coyunturas y estacionalidades.
Por su parte, en M y M Recubrimientos aprecian cómo dichos niveles de eficiencia generan toda clase de ahorros. Por ejemplo, según su dueño y director general, Fabián Eichner, la herramienta cubre tareas que de otra forma necesitarían del trabajo de tres o cuatro colaboradores adicionales.
La empresa se ha apalancado de esto no para reestructurar su plantilla, sino para crecer y posicionarse como un jugador líder a nivel nacional: “Tenemos la misma nómina, pero hemos vendido mucho más”, asegura Eichner.
Enfoque en el cliente
Estos sistemas y esfuerzos al interior redundan en un efecto positivo hacia al exterior; así se posibilita la venta por distintos canales y la instalación de portales para que los clientes puedan ordenar, rastrear y facturar sus pedidos de una manera sencilla; todo esto, conectado directamente con el sistema contable de la empresa, para llevar una cuenta unificada de ingresos y egresos.
Ortopedia Ana también destaca en este frente, puesto que su cartera de clientes es diversa y retadora. Y es que la distribuidora ha escalado para servir a todo el mercado nacional y atender distintos tipos de clientes: consumidores finales, minoristas e institucionales, cada uno con requerimientos muy particulares.
Puesto que Oracle NetSuite conecta todos los procesos directamente con las ventas por distintos canales y concentradas por portales con pedidos en tiempo real, la organización ha logrado un servicio de excelencia y a la medida de cada cliente.
Sin embargo, en palabras de su dueño, Alejandro Cantú, Ortopedia Ana no se conforma y sigue explorando maneras de mejorar su servicio: “Oracle NETSUITE es la columna vertebral en la que uno se puede apoyar para intentar soñar y crecer. Estamos en el proceso de sacarle más jugo. Este año estamos en la curva de aprendizaje de los módulos B2B y B2C para acceder a más oportunidades”.
En suma, Oracle NETSUITE integra el negocio de punta a punta y permite alcanzar el balance óptimo entre sus distintos recursos, de manera que estos nunca sobren y nunca falten, según las metas de cualquier empresa del ramo de la distribución.
