Los costos ocultos del desorden en las empresas distribuidoras

Decía el pensador Frédéric Bastiat que la diferencia entre un mal y un buen economista era que el primero solo observa lo visible y el segundo no solo ve, sino que también prevé.

De esto se deriva que el primero suele optar por un pequeño bien presente, a costa de males mayores después, mientras que con el segundo ocurre lo contrario: persigue un bien mayor en el futuro, aunque eso implique lidiar con un mal pequeño hoy.

Bastiat habla, en otras palabras, de la importancia de entender y atender los costos ocultos al momento de sopesar alternativas y tomar decisiones cruciales. Y la misma premisa aplica para los negocios, sobre todo con los asuntos mas intangibles y difíciles de cuantificar.

Ilustremos lo anterior con un ejemplo específico: el desorden en las distribuidoras mayoristas, empresas particularmente vulnerables por tener que lidiar con distintos puntos de entrada, almacenamiento y salida.

Instalar medidas y sistemas de control implica un costo, por lo que muchas empresas del ramo terminan evitándolo o posponiéndolo, pensando que pueden sobrellevar sus negocios sin tomar tales acciones. 

De tal manera que los costos de hacer algo son evidentes, pero ¿cuáles son los de no hacerlo?

De entrada, hay costos financieros que pasan desapercibidos por falta de control y auditoría en inventarios y presupuestos: la cantidad de mermas, devoluciones, incluso mal manejo de los recursos por parte de algunos empleados pueden ser fugas que, al darse por goteo, no figuren mucho mes con mes, pero que sí causen una pérdida mayor al sumarlas en el largo plazo.

Asimismo, tener sistemas de control insuficientes o desintegrados genera ineficiencias que cuestan en términos de tiempo, esfuerzo y nómina: procesos burocráticos, retrabajos, capacitaciones excesivas, etcétera.

En este sentido, hay casos más graves que pueden poner en riesgo al negocio. Por ejemplo, tomemos los procesos de contraloría y facturación. Cuando los números de las distintas operaciones y transacciones no están conectados por sistema con los de ventas y timbres fiscales, el resultado es una contabilidad inexacta que puede resultar hasta en consecuencias legales para la compañía.

La desorganización también tiene costos de percepción en el cliente que muchas veces permanecen invisibles. Si quien compra ve errores o tardanzas en los envíos, discrepancias entre la información que le brindan distintos puntos de contacto y dificultades para ordenar o rastrear pedidos por distintos canales, puede quedarse con una percepción desfavorable sobre el proveedor y su servicio.

La suma de lo anterior produce otro tipo de costos: los mentales. La incertidumbre y el desconocimiento de la realidad del negocio, así como su relación con clientes, proveedores y hasta con la hacienda pública, colocan al empresario y al directivo en una posición complicada para la estrategia y la administración de la compañía. 

El resultado general se resume en grandes costos de oportunidad: ¿cuánto nos costó ya el descontrol en fugas innecesarias, decisiones desinformadas, pérdida de clientes, dificultades para escalar el negocio? En otras palabras: ¿qué tan caro pudo haber salido lo barato?

Este efecto dominó de costos tiene el potencial de ser un efecto compuesto virtuoso si elegimos iniciar o enderezar el rumbo de nuestro negocio con soluciones tecnológicas de orden y control. 

La solución de gestión empresarial de NetSuite que integra ERP/Finanzas, CRM, comercio electrónico (eCommerce) y punto de venta (POS) pone a las empresas de distribución en total control de sus inventarios, procesos logísticos, transacciones, reportes financieros, indicadores clave, facturación y gestión de clientes. 

El resultado de un mayor control de los procesos es la posibilidad de tener certidumbre, transparencia, información fidedigna en tiempo real, así como métricas clave de negocio que nos permitan tomar mejores decisiones en nuestras compañías.